SIE är en svensk standard för att kunna flytta bokföringsdata mellan olika system. SIE4-filformatet är speciellt framtaget för att kunna skapa verifikationer i ett system, såsom Sitoo, och sedan importera dem i bokföringsprogram.
Du behöver aktivera tillvalet SIE4 hos Sitoo. Kontakta vår säljavdelning på 08-5000 93 00.
Innehåll
SIE4-filens innehåll
SIE4-filen innehåller huvudsakligen information om:
- Företagsnamn
- Kontoplan
- Kostnadsställen
- Verifikationer
Företagsnamn
Tänk på att ange namn på företaget såsom det är registrerat i bokföringsprogrammet. Ofta varnar bokföringsprogrammet vid import om företagsnamnet inte överensstämmer.
Kontoplan
De konton som finns i Sitoo kommer att skickas med i SIE4-filen.
Kostnadsställen
De kopplingar som gjorts mellan kostnadsställe och lager kommer att skickas med i SIE4-filen.
Verifikationer
Sitoo skapar SIE4-filer genom att gruppera bokföringstransaktioner per dag. Det blir alltså en fil per dag som innehåller alla dagsavslut från alla kassor för den dagen. Det gör det enkelt att administrera många kassor och butiker på en gång.
När konfigureringen är klar hittar du det dagliga flödet av Z-dagrapporter på fliken "Bokföring". Det vanligaste är att i början skicka bokföringstransaktionerna manuellt för att kunna verifiera att allt ser korrekt ut.
När alla kopplingar verkar stämma kan man aktivera att skicka bokföringstransaktioner automatiskt. Detta gör du genom att gå till Inställningar > SIE4. Du kan ställa in att SIE4-filen ska skickas vid ett angett klockslag varje dag till vald e-postadress.
Skapa kontoplan
När du lägger in kontoplanen I Sitoo Backoffice ska den vara överensstämmande med kontoplanen som används i det bokföringssystem som ska ta emot SIE4-filen. Det är enbart de konton som används i kopplingarna som behöver skapas i Sitoo.
- Logga in i Backoffice > Inställningar > Bokföring - Kontoplan.
- Addera ett konto genom att trycka på adderingsikonen uppe till vänster
Nedan är ett exempel för hur kontoplanen baserat på BAS2016 kan se ut när den är upplagd i Backoffice.
Bilden är enbart ett exempel och inte en mall! Du behöver själv skapa en kontoplan för din egen bokföring. Ta gärna hjälp av en redovisningsbyrå eller annan ekonomibyrå som kan hjälpa dig.
Du kan även lägga till konton med hjälp av en import. Importen ska innehålla kolumnerna accountnumber (konto) och accountdescription (benämning).
När du har lagt in de konton som ska användas i kopplingen behöver du i nästa steg ställa in hur de olika kopplingarna fungerar.
Konfigurera kopplingar mellan konton
Kopplingar används för att koppla ihop varugrupp, betalsätt, presentkort etc. med ett konto i kontoplanen.
Kopplingar till försäljning
Försäljning av olika varugrupper kopplas ihop med olika konton.
- Lägg till varugrupper genom att gå till Inställningar > Varugrupper & Moms.
- Koppla varugrupperna till olika försäljningskonton. Samma konton används för returer.
- För att addera en koppling trycker du på adderingsikonen uppe till vänster
- Koppla alla dina varugrupper till ett försäljningskonto eller addera en standardvarugruppskoppling (<Standard>).
Notera!Har du ingen Standardvarugrupp så måste alla varugrupper som finns i Z-dagrapporten vara kopplade individuellt. Se steg 1-2 ovan.
Exempel:
Kopplingar till betalning
För varje betalsätt måste det finnas en koppling till ett konto för att det ska kunna skapas en bokföringstransaktion.
- Lägg till betalsätt genom att gå till Inställningar > Betalsätt POS.
- Koppla betalsätten till olika konton.
- För att addera en koppling trycker du på adderingsikonen uppe till vänster
Det finns inget standardval, som med försäljningen, eftersom de måste registreras på olika konton.
Exempel:
Kopplingar för öresavrundning
Det måste även finnas en koppling för öresavrundning. Addera en koppling genom att trycka på attadderingsikonen uppe till vänster
Exempel:
Kopplingar för uttag
Det finns tre olika typer av uttag:
- Uttag = Uttag för småinköp. Småinköp bokförs separat och kvittar då ofta konto "2013 Övriga egna uttag".
- Uttag till bank = Överföring till checkkonto.
- Uttag vid stängning = Ofta uttag till bank, men kan även användas om butiken använder värdetransporttjänster med hämtning av kontanter eller servicebox.
Exempel:
Kopplingar för kassadifferens
- Vid stängning bör kontanter räknas och stämmas av mot förväntat kontantbelopp i kassan.
- Har uttag gjorts som inte blivit registrerade bör detta göras innan kassan stängs
- Räkna igen om differenser uppstår.
- Finns det ändå en differens så läggs differensen på kopplat konto.
Exempel:
Kostnadsställe för lager
När ett dagsavslut görs i en kassa kan bokföringstransaktionen få ett kostnadsställe baserat på vilket lager kassan är kopplat till. Kostnadsstället kan alltså avse en viss butik och då kan filtrerade rapporter fås i bokföringsprogrammet. Dessa bör ställas in på samma sätt som i bokföringsprogrammet. Vissa bokföringsprogram tillåter endast en siffra.
Exempel:
Verifikationsserie för Z-dagrapporter
Verifikationer som skapas i bokföringsprogrammet skall vara i nummerordning, men olika typer av verifikationer kan kopplas till olika serier. Ofta benämns serien med en bokstav. Stäm av mot bokföringsprogrammet.
Slutför inställningar
Slutför inställningar för automatisk bokföring i sista steget. Välj den metod som du använder dig av för att skicka bokföringsfilen.