När en kassa stängs skapas en bokföringstransaktion. Bokföringstransaktionen består dels av underlaget för en verifikation och dels de digitala underlagen. Bokföringstransaktionen läggs i bokföringskön i väntan på att den skall skickas vidare. Bokföringskön kan sedan processas av olika tjänster som skickar dem vidare till bokföringsprogram.
Fortnox
Fortnox är ett online-baserat affärssystem. Det gör att verifikationer kan skapas automatiskt och de digitala underlagen adderas så att bokföringen blir komplett. Addera tillvalet Automatisk Bokföring.
SIE4
SIE4 är ett standardiserat format för att kunna överföra verifikationer till bokföringsprogram. Sitoo kan automatiskt skicka SIE4-filer samt digitala underlag per e-post. Det gör att du automatiskt kan skicka bokföringsunderlag till den som är ansvarig för bokföring. Addera tillvalet SIE4.
Logga in i Backoffice > Bokföring
- ID = Varje rad i listan har ett transaktionsnummer.
- Datum = I listan ser du vilket datum Z-dagrapporten gäller för. och
- Beskrivning = Vilken kassa Z-dagrapporten gäller för.
- Ansvarig = Vem som stängde kassan.
- Status - Visar grön om bokföringstransaktionen har skickats över korrekt, eller gul symbol för en bokföringsrad som ännu inte har skickats över. Röd symbol betyder det att något är fel i kopplingen.
Exempel:
Tryck på Skicka till Fortnox eller Skicka till SIE4 för att skicka över rader till vald bokföringsmetod. Detta behöver du inte göra om du har ställt in att dne ska skickas per automatik. Raden försvinner från denna vy när den är bokförd i Fortnox eller skickad som SIE4-fil.
Felhantering
Det finns två tillfällen då fel kan uppstå.
- När bokföringstransaktionen skall skapas pga problem med en koppling.
- När den ska skickas/överföras till externt system.
Visar status en röd symbol betyder det att något är fel i kopplingen som berör bokföringstransaktionen. Du kommer se ett felmeddelande som förklarar vad som är fel i kopplingen. Se över konfigureringen och tryck sedan på knappen Bygg om.
I nedan exempel berättar felmeddelandet att det saknas ett konto i din kontoplan i Sitoo Backoffice. Gå till Inställningar > Bokföring - Kontoplan > Och skapa det saknade kontot.
Exempel:
När ett fel uppstår hindrar det efterföljande bokföringstransaktioner från att processas. Det är för att verifikationer skall bibehålla sin kronologiska ordning. Du kan manuellt arkivera en felaktig bokföringstransaktion för att hantera den manuellt. Det gör att efterföljande kan processas.