Kom igång med automatisk bokföring

Med Fortnox kan du applicera automatisk bokföring på försäljningen som sker i Sitoo POS. Det innebär att all försäljning som sker i ditt kassasystem automatiskt konteras och bokförs i Fortnox, på en tidpunkt som du själv väljer. Om din butik exempelvis stänger senast 20:00 kan du ställa in att bokföringen ska skickas över automatiskt kl 21:00. 

Innehåll

Komma igång

För att komma igång behöver du följande:

• Du behöver vara kund hos Fortnox med licenserna Bokföring, Integration, Fakturering och Arkivplats.
• Du behöver även aktivera tillval Bokföring hos Sitoo. Kontakta vår säljavdelning på 08-5000 93 00.

Därefter kan du konfigurera bokföringsintegrationen till Sitoo. 

1. Koppla Sitoo BackOffice till Fortnox
2. Skapa en kontoplan.
3. Gör kopplingar till konton.
4. Konfigurera Fortnox. 

Koppla Sitoo BackOffice till Fortnox

1. Gå till "Sitoo BO" > "Inställningar" > "Fortnox".
2. Välj först vilken eller vilka typer av integration du önskar (integrationstyp). 
3. Klicka på "Starta autentisering".
4. Ange användarnamn och lösenord till Fortnox.
   (Obs! Samma användare kan enbart göra en anslutning. Har man flera system/konton i Sitoo som ska ansluta så behöver man använda olika användare.)
5. Tryck sedan på "Logga in" och godkänn de behörigheter som integrationen kräver.
6. Logga in i Sitoo BackOffice på nytt för att ställa in hur synken ska fungera.

Skapa kontoplan för automatisk bokföring

För att smidigt kunna göra kopplingar finns en förenklad kontoplan i Sitoo Backoffice. När du lägger in kontoplanen ska den vara överensstämmande med kontoplanen som används i ditt bokföringssystem. Det är enbart de konton som används i kopplingarna som behöver skapas i Sitoo.

1. Logga in i Backoffice > Inställningar > Bokföring Kontoplan. 
2. Addera ett konto genom att trycka på adderingsikonen uppe till vänster 

Nedan är ett exempel för hur kontoplanen baserat på BAS2016 kan se ut när den är upplagd i Backoffice.

Du kan även lägga till konton med hjälp av en import. Importen ska innehålla kolumnerna accountnumber (konto) och accountdescription (benämning).

När du har lagt in de konton som ska användas i kopplingen behöver du i nästa steg ställa in hur de olika kopplingarna fungerar.

Konfigurera kopplingar mellan konton

Kopplingar används för att koppla ihop varugrupp, betalsätt, presentkort etc. med ett konto i kontoplanen.

Kopplingar till försäljning

Försäljning av olika varugrupper kopplas ihop med olika konton. 

1. Lägg till varugrupper genom att gå till Inställningar > Varugrupper & Moms.
2. Koppla varugrupperna till olika försäljningskonton. Samma konton används för returer.
3. För att addera en koppling trycker du på adderingsikonen uppe till vänster 
4. Koppla alla dina varugrupper till ett försäljningskonto eller addera en standardvarugruppskoppling (<Standard>).
   
   
   Notera!

   Har du ingen Standardvarugrupp så måste alla varugrupper som finns i Z-dagrapporten vara kopplade individuellt. Se steg 1-2 ovan.

Exempel:

Kopplingar till betalning

För varje betalsätt måste det finnas en koppling till ett konto för att det ska kunna skapas en bokföringstransaktion.

1. Lägg till betalsätt genom att gå till Inställningar > Betalsätt POS. 
2. Koppla betalsätten till olika konton. 
3. För att addera en koppling trycker du på adderingsikonen uppe till vänster 

Exempel:

Kopplingar för öresavrundning

Det måste även finnas en koppling för öresavrundning. Addera en koppling genom att trycka på attadderingsikonen uppe till vänster 

Exempel:

Kopplingar för uttag

Det finns tre olika typer av uttag:

• Uttag = Uttag för småinköp. Småinköp bokförs separat och kvittar då ofta konto "2013 Övriga egna uttag".
• Uttag till bank = Överföring till checkkonto.
• Uttag vid stängning = Ofta uttag till bank, men kan även användas om butiken använder värdetransporttjänster med hämtning av kontanter eller servicebox.

Exempel:

Kopplingar för kassadifferens

1. Vid stängning bör kontanter räknas och stämmas av mot förväntat kontantbelopp i kassan.
2. Har uttag gjorts som inte blivit registrerade bör detta göras innan kassan stängs
3. Räkna igen om differenser uppstår.
4. Finns det ändå en differens så läggs differensen på kopplat konto.

Exempel:

Kostnadsställe för lager

När ett dagsavslut görs i en kassa kan bokföringstransaktionen få ett kostnadsställe baserat på vilket lager kassan är kopplat till. Kostnadsstället kan alltså avse en viss butik och då kan filtrerade rapporter fås i bokföringsprogrammet. Dessa bör ställas in på samma sätt som i bokföringsprogrammet. Vissa bokföringsprogram tillåter endast en siffra.

Exempel:

Verifikationsserie för Z-dagrapporter

Verifikationer som skapas i bokföringsprogrammet skall vara i nummerordning, men olika typer av verifikationer kan kopplas till olika serier. Ofta benämns serien med en bokstav. Stäm av mot bokföringsprogrammet.

Slutför inställningar

Slutför inställningar för automatisk bokföring i sista steget. Välj den metod som du använder dig av för att skicka bokföringsfilen.