Om du inte använder ett externt system för din lagerhantering kan du inventera ditt lager direkt i Sitoo. Väljer du att inventera direkt i Sitoo Backoffice kan du inventera manuellt i Backoffice, genom import av Excel i Backoffice eller med inventeringsfunktionen i Sitoo POS. Här går vi igenom steg för steg hur du inventerar med Excel.
Innehåll
Bra att veta!
- En inventering syftar till att fastställa ditt lagervärde. Lagervärde = antal varor x varornas inpris.
- En inventering kan inte skriva upp lagervärdet, utan endast bekräfta att lagersaldo är korrekt eller ej.
- För att undvika att flertalet personer räknar samma uppsättning produkter rekommenderar vi att ni delar upp lagret/butiken i sektioner; en person ansvarar att räkna en sektion.
- Det går att ha en inventering igång samtidigt som försäljning sker i butiken, men tänk på att detta skapar diffar som sedan behöver kontrollräknas. Läs mer om detta nedan.
Ladda ner en lagerfil
- Logga in i Backoffice > Lager.
- Har du behörighet till fler lager måste du välja vilket lager du vill inventera. Du ser en blå text uppe till höger i lagervyn, tryck på texten för att byta lager.
- Välj korrekt lager/butik i rullgardinen > OK.
Notera!Det lager som är inställt som ditt huvudlager är det som du ser här om du inte aktivt har valt ett annat lager.
- Kontrollera valt lager. Högst uppe till vänster ser du aktuellt lager.
- Tryck på Export nere i höger hörn.
- Ska du inventera hela lagret lämnar du samtliga rader och filtreringar orörda.
- Välj filformat för export. Båda fungerar. Vi rekommenderar CSV-fil (*.csv).
- Tryck på Exportera.
Städa excelfilen
- Nu laddas lagerfilen ner på din dator. Ofta hamnar den under Hämtade filer eller liknande mapp på datorn.
- Öppna excelfilen. Ofta går det att dubbelklicka på den.
- Överblicka excelfilen: Varje rad representerar en produktvariant, och var och en av kolumnerna i excelfilen motsvarar information om varje produkt.
- Ta bort onödiga kolumner: Behåll kolumn E och G. Markera kolumnerna du vill ta bort, högerklicka och välj Ta bort.
Kolumn E innehåller sku, som står för artikelnummer. Produkten artikelnummer är unikt för produkten och det som identifierar produkten i systemet.
Kolumn G innehåller title, som står för produktnamn. Denna är viktig att behålla för att enklare veta vilken produkt du räknar. - När du har kolumnerna sku och title lägger du till en kolumn.
- Placera musen vid kolumn C och skriv in "decimalquantity". Använd bara små bokstäver.
Påbörja räkningen
- Räkna en produkt i taget.
- Ange antalet på produktens rad under decimalquantity.
- Spara excelfilen när du har räknat alla produkter.
Importera inventeringen
- Markera raderna och kolumnerna som innehåller data.
- Högerklicka på det markerade området > Tryck på Kopiera.
Notera!Markera inte tomma rader eller kolumner.
- Logga in i Backoffice > Lager.
- Har du behörighet till fler lager måste du välj vilket lager du vill inventera. Du ser en blå text uppe till höger i lagervyn, tryck på texten för att byta lager.
- Välj korrekt lager/butik i rullgardinen > OK.
Notera!Det lager som är inställt som ditt huvudlager är det som du ser här om du inte aktivt har valt ett annat lager.
- Tryck på Inventering nere i höger hörn > OK.
- Kontrollera valt lager. Högst uppe till vänster ser du aktuellt lager.
- Tryck på Import.
- Högerklicka i den vita textrutan.
- Klistra in den information som vi kopierade från Excel i föregående steg.
Notera!Det är viktigt att markören står precis bakom det sista tecknet. Ta bort eventuellt mellanslag.
- Tryck på Fortsätt > Importera > OK.
- Nu är du klar med importen. Följ nedan steg för att slutföra inventeringen.
Pausa inventering
Du kan pausa din inventering och lämna inventeringsvyn för att göra något annat i Backoffice.
- Tryck på Tillbaka nere i höger hörn.
- Då pausas inventeringen.
- Inventeringen pausas och du kan byta vy i Backoffice.
- Återuppta inventeringen genom att gå till Backoffice > Lager.
- Tryck på den blå knappen "Pågående inventering".
- Då kommer du tillbaka till inventeringsvyn och kan fortsätta.
- Kontrollera att du är i rätt lager.
Kontrollera inventeringen
Säkerställ att alla produkter som ska ingå i inventeringen är räknade. Därefter ska du kontrollera inventeringen.
Kontrollera negativa diffar
- Logga in i Sitoo Backoffice > Lager > Pågående inventering.
- Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Diff.
- Kontrollera först Negativ diff; "Diff -X".
Denna status betyder att det räknade antalet produkter är mindre än vad systemet har registrerat innan inventering. Slutförs inventeringen med en negativ diff kommer lagersaldo att räknas ned och lagervärdet att sjunka.
Kontrollera lagerförändrade produkter
- Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Lagerförändrad.
Denna status beror på att det har skett förändringar i lagret under tiden som inventering varit aktiv; ofta på grund av försäljning av produkter som redan blivit räknade och inskickade, och därefter sålts. Exempel:
- Du påbörjar inventering kl 12:00.
- Du räknar Produkt X till antalet 10 st och skickar in listan 12.30.
- 1 st av Produkt X säljs i kassan kl 13:00.
- Nu har produkten blivit lagerförändrad.
- Du loggar in i Backoffice för att kontrollera inventeringen > Alla status > Lagerförändrad.
- Produkt X kommer fortfarande ha 10 räknade produkter.
- Produkt X kommer också ha status Lagerförändrad.
När detta händer måste du kontrollräkna dessa. Vill du slippa lagerförändrade produkter rekommenderas inventeringen att ske utanför öppettider.
Kontrollera och justera positiva diffar
- Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Diff.
- Kontrollera nu Positiv diff; "Diff +X".
Denna status betyder att det räknade antalet produkter är fler än vad systemet har registrerat innan inventering. Slutförs inventeringen med en positiv diff kommer lagersaldot (dvs antalet produkter) att räknas upp men lagervärdet kommer inte att öka (produkter kommer att registreras på lagret med inpris 0kr). Du måste därför hantera det överskjutande antalet genom inleverans.
Varför? Ditt lagervärde bygger på produktens inköpspris x antalet inlevererade varor. En inventering anger hur många varor du har i lager men kan inte höja lagervärdet, endast sänka det.
Exempel
Förväntat antal: 10 st
Räknat antal: 15 st
De 5 produkter som i detta exempel överskrider det förväntade antalet bör istället levereras in genom en inleverans. Om du i detta exempel registrerar 15 varor i inventeringen kommer de 5 överskridande varornas lagervärde ej registreras till ditt totala lagervärde.
Förväntat antal: 10 st
Räknat antal: 15 st
Leverera in: 5 st
Nytt förväntat antal: 15 st
Tillvägagångssätt för korrigering genom inleverans
Exempel: Produkt X är räknad till 10 st, med Diff +2.
Det finns alltså 2 fler än förväntat.
Lämna inventeringsläget > Tryck på 'Tillbaka'. Inventeringen kommer ligga kvar.
Starta en inleverans > Tryck på 'Inleverans'.
Sök upp Produkt X med en positiv Diff.
Leverera in 2 > Spara.
Återgå till inventeringen > Tryck 'Pågående inventering'.
Kontrollera ej inventerade produkter
- Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Ej inventerad.
- Kontrollera till sist Ej inventerade.
Denna status visar de produkter som du inte har inventerad. Om inventeringen ska gälla för samtliga produkter bör du kontrollera att det inte finns några produkter här.
Slutför inventering
När du har räknat klart alla produkter och dubbelkollat punkterna ovan kan du slutföra inventeringen.
- Du kan om du önskar göra en export av inventeringslistan såsom den ser ut precis innan du ska slutföra den. Tryck i så fall på Export längst ned till höger.
- När du ska slutföra trycker du på den blå knappen 'Slutför Inventering' nere i höger hörn.
- Om du vill kan du lämna en kommentar om inventering.
- Markera checkrutan för att godkänna inventeringen.
- Tryck på OK för att spara och slutföra inventeringen.
Notera!Om du trycker på 'Avbryt' återgår du till befintlig inventering. Trycker du på 'Avsluta utan att spara' kommer inventerings-sessionen att avbrytas och inga produkter kommer vara räknade.