Vid dagens slut är det dags att stänga kassan och göra dagsavslut, funktionerna med att stänga kassan. Namnet på personen som är inloggad vid stängning noteras. Följ nedan instruktioner.
- Gå till Meny och välj Stäng kassa. Då presenteras en dialogruta. Systemet håller under dagen koll på din växelkassa, kontantbetalning och returer räknas automatiskt ihop och den förväntade summan syns på raden Förväntade kontanter.
- Mata ut kassalådan och räkna kontantkassan. Skriv in summan som räknats fram i kontanter. Om den räknade kontantkassan motsvarar den förväntade kontantkassan som systemet har räknat ut kommer differensen presenteras som 0,00 kr i svart text. Om kontantkassan inte möter den förväntade summan presenteras differensen i röd text.
- Uttag vid stängning är frivillig. Fyll i eventuella uttag för att justera den växelkassa som ni önskar ha i kassalådan nästa gång ni öppnar kassan. Denna summa kan självklart justeras till annan summa när kassan öppnas nästa gång.
- Fyll eventuellt i en kommentar för eventuell differens eller uttag som gjorts under dagen.
- Tryck på Stäng kassa när du är klar.
Exempel vid stängning
Kassan har en förväntad växelkassa på 11 684 kr.
Den räknade växelkassan uppgår till 11 684 kr.
9 684 kr noteras som uttag vid stängning och förvaras på annan plats. Mellanskillnaden på 2 000 kr markeras som utgående växelkassa och är den växelkassa som finns i kassan nästa dag.
När du stänger butikskassan skapas en Z-dagrapport enligt Skatteverkets föreskrifter. Z-dagrapporten innehåller en sammanfattning av försäljningen. Z-dagrapporten lagras med ett löpnummer. När Z-dagrapporten skapats nollställs försäljningsdata inför nästkommande dag.
Det finns två sammanställningar som kan användas för att kontrollera registreringar i kassasystemet; X-dagrapport och Journalminne. X-dagrapporten är ett ögonblicksvärde som motsvarar Z-dagrapporten, men utan att nollställa försäljningsdata. Journalminnet lagrar alla händelser i en logg. Journalminnet används för att i detalj kunna studera olika tillstånd i kassan vartefter olika händelser påverkat den.
Z-dagrapport
Varje dag får du ut dels en fysisk kopia, men även en digital kopia som du kan hämta upp i Rapporteringsfunktionen i Sitoo Backoffice. Har du aktiverat Bokföringstillvalet får du även en unik post i denna sektion av Sitoo Backoffice. Nedan ser du ett exempel på en sådan rapport.
Denna rapport är uppdelad i olika sektioner.
Första sektionen visar dagens totalförsäljning utslaget på Inklusive moms, exklusive moms samt antal artiklar och vilka momsgrupper som har sålts, samt den totala momsen på dessa köp.
Andra sektionen visar antalet sålda artiklar samt de sålda artiklarnas varugrupp. Om fler varugrupper har sålts kommer dessa att stå redovisade här.
Exempelvis: "Herrkläder 25%" - Summa
"Damkläder 25%" - Summa
"Standard 25%" - Summa
Tredje sektionen visar dagens returer. Inklusive moms samt exklusive moms, samt antal artiklar som returnerats och total moms på de returnerade varorna. På samma sätt som för sålda artiklar så redovisas även vilka varugrupper som returnerats samt antalet.
Fjärde sektionen visar dagens öresavrundning om någon sådan ägt rum.
Femte sektionen visar totalen för dagen efter att beloppet för returer har dragits av.
Sjätte sektionen visar de olika betalsätten som använts under dagens försäljning, samt vilka betalsätt som använts för att återbetala kund vid återköp.
Åttonde sektionen visar samma vy som när du stänger kassan, där Ingående växelkassa var det belopp du angav i början av dagen, kontant försäljning/retur är den kontantförsäljning som skett under dagen vilket tillsammans bestämmer beloppet i fältet Växelkassa - Förväntad. Växelkassa - Räknad är det som angavs vid stängningsmomentet för denna dag och likaså Utgående växelkassa-fältet.
Nionde sektionen visar hur mycket rabatter som dragits, totalt antal sålda varor/tjänster/presentkort samt hur många kvitton systemet genererat och hur många gånger kassalådan har öppnats.
Tionde sektionen visar den totala historiska försäljningen för kassaregistret och redovisas inklusive moms. Grand total netto visar den historiska försäljningen efter att beloppet för returer har dragits av.
Längst ner på kvittot står namnet på den som var inloggad när kassan stängdes.
Om du får en negativ eller positiv diff
När du matar ut kassalådan och räknar kontantkassan kan det uppstå en differens mellan den förväntade summan kontanter och den räknade summan som faktiskt finns i kassalådan. Skriv in summan som räknats fram i kontanter. Om kontantkassan inte möter den förväntade summan presenteras differensen i röd text.
Om en diff uppstår, oavsett plus eller minus, kan kassa stängas ändå. Vi rekommenderar att kontantkassan räknas om på nytt för att säkerställa att felräkning ej har uppstått. Därefter får ni följa era egna policys och riktlinjer vad gäller differenser i kontantkassan.