Inventera med Sitoo POS

Om du inte använder ett externt system för din lagerhantering kan du inventera ditt lager direkt i Sitoo. Väljer du att inventera genom Sitoo kan du gör det manuellt i Backoffice, genom import av Excel i Backoffice eller direkt i din butikskassa på iPad och iPhone. Här går vi igenom steg för steg hur du inventerar i Sitoo POS. 

Innehåll

Bra att veta!

• En inventering syftar till att fastställa ditt lagervärde. Lagervärde = antal varor x varornas inpris.
• En inventering kan inte skriva upp lagervärdet, utan endast bekräfta att lagersaldo är korrekt eller ej. 
• När du inventerar genom kassan skapar du en lokal räknelista på den enhet som du använder. Först när du trycker på 'Skicka' kommer varorna som ligger i listan att inkluderas i inventeringen.
• Produkterna som ligger i inventeringslistan ligger i den ordning som de lades till i din lokala lista. Notera att om produkter som du har lagt till i din lista även läggs till i en annan lista, kommer summan av produkterna i båda listor slås ihop i den centrala inventeringen när båda listor har skickats. 
• Om du lägger till eller scannar fel produkt kan du ta bort denna genom att svepa till vänster på produktraden > Ta bort. Notera att du inte tar bort produkten genom att sätta antalet till 0. Anger du siffran 0 registrerar du i inventeringslistan att du har räknat produkten och att det finns 0 av denna produkt.
• För att undvika att flertalet personer räknar samma uppsättning produkter rekommenderar vi att ni delar upp lagret/butiken i sektioner; en person ansvarar att räkna en sektion och skicka in den listan.
• Det går att ha en inventering igång samtidigt som försäljning sker i butiken, men tänk på att detta skapar diffar som sedan behöver kontrollräknas. Läs mer om detta nedan. 
• Säkerställ att enheten använder den senaste versionen av Sitoo POS. Gå till App Store > Sök Sitoo POS > Tryck på 'Uppdatera' om nödvändigt. Om du har den senaste uppdateringen kommer knappen heta "Öppna". 

Påbörja inventeringen

1. Gå till Sitoo Backoffice > Lager.
2. Har du behörighet till fler lager måste du välja rätt lager/butik att inventera. Du ser en blå text uppe till höger i lagervyn, tryck på texten för att byta lager.
3. Välj korrekt lager/butik i rullgardinen > OK. 
   
   
   Notera!

   Det lager som är inställt som ditt huvudlager är det som du ser här om du inte aktivt har valt ett annat lager. 

   
   
   
4. Påbörja inventeringen genom att trycka på Inventering nere i höger hörn > OK.
   
   
5. Kontrollera valt lager. Högst uppe till vänster ser du aktuellt lager. 
   
   

Räkna med enhetens kamera

1. Öppna Sitoo POS på in iPad/iPhone > Logga in > Tryck på Meny > Lager > Inventering. 
   
   
2. Tryck på kameraikonen (den fyrkantiga ikonen till höger om texten Stäng). Då aktiveras kamerafunktionen på din enhet. 
   
   
   Notera!

   För att kamerafunktionen ska fungera i Sitoo-appen behöver du tillåta kameraåtkomst på sin enhet. Följ denna artikel som beskriver hur du gör.

3. Placera din enhet framför produktens streckkod så att den dyker upp i appen.
   
   
4. Kameran kommer låsa fast streckkoden. Du kommer även se streckkodens sifferserie utskriven på skärmen. 
5. Tryck på kameraskärmen för att fotografera/scanna streckkoden.
6. Produkten kommer nu dyka upp i listan med siffran 1 som indikerar en räknad produkt.
7. Tryck på kameraskärmen ännu en gång för att öka antalet räknade produkter.
   
   
8. Fortsätt fotografera/scanna streckkoder med din enhet tills dess att du är klar.
   
   
   Notera!

   Om du trycker på skärmen för att öka skärpan kommer du räkna en produkt vid varje tryckning. För att få bättre skärpa ska du istället flytta kameran närmare eller längre bort från streckkoden!

9. När du är klar med den lokala inventeringslistan som du skapat på din enhet ska du skicka listan till den centrala inventeringssessionen.
10. Tryck på Skicka uppe i höger hörn. Ange en kommentar om du önskar > Tryck på Skicka > OK > OK. 

Räkna med streckkodsläsare

1. Öppna Sitoo POS på in iPad/iPhone > Logga in > Tryck på Meny > Lager > Inventering. 
2. Scanna nu produktens streckkod med din streckkodsläsare från Datalogic, Zebra eller Socket Mobile.
   
   
3. Produkten kommer nu dyka upp i listan med siffran 1 som indikerar en räknad produkt.
4. Scanna produktens streckkod ytterligare en gång för att öka antalet räknade produkter i listan.
   
   
5. Fortsätt scanna streckkoder med din scanner tills dess att du är klar.
6. När du är klar med den lokala inventeringslistan som du skapat på din enhet ska du skicka listan till den centrala inventeringssessionen.
7. Tryck på Skicka uppe i höger hörn. Ange en kommentar om du önskar > Tryck på Skicka > OK > OK. 

Räkna med sökfunktionen

1. Öppna Sitoo POS på in iPad/iPhone > Logga in > Tryck på Meny > Lager > Inventering. 
2. Tryck på förstoringsglaset för att komma åt sökfunktionen.
3. Sök upp produkten du vill inventera, i träfflistan trycker du på rätt produkt.
   
   
4. Produkten kommer nu dyka upp i listan med siffran 1 som indikerar en räknad produkt.
   
   
5. Tryck på produktraden. Öka eller minska antalet genom att trycka på + eller -. Tryck därefter på ikonen X för att gå tillbaka.
6. Du kan även ange antalet produkter genom att trycka på produktraden, därefter siffran i mitten och ange en ny siffra. Tryck på Klar och därefter på ikonen X för att gå tillbaka.
   
   
7. När du är klar med den lokala inventeringslistan som du skapat på din enhet ska du skicka listan till den centrala inventeringssessionen.
8. Tryck på Skicka uppe i höger hörn. Ange en kommentar om du önskar > Tryck på Skicka > OK > OK. 

Kontrollera inventeringen

1. När alla produkter är räknade ska du säkerställa att alla listor på alla iPads/iPhones är avslutade.
2. När alla listor är inskickade behöver du gå igenom status för de inventerade produkterna i Sitoo Backoffice. 
3. Logga därefter in i Backoffice > Lager (Välj korrekt lager uppe till höger om du har tillgång till flertalet lager)
4. Tryck på den blå knappen "Pågående inventering". Där presenteras alla produkter som tillhör det aktuella lagret och deras inventeringsstatus.
   
   

Kontrollera negativa diffar

1. Logga in i Sitoo Backoffice > Lager > Pågående inventering. 
2. Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Diff. 
3. Kontrollera först Negativ diff; "Diff -X".
   
   Denna status betyder att det räknade antalet produkter är mindre än vad systemet har registrerat innan inventering. Slutförs inventeringen med en negativ diff kommer lagersaldo att räknas ned och lagervärdet att sjunka.
   
   

Kontrollera lagerförändrade produkter

Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Lagerförändrad.

Denna status beror på att det har skett förändringar i lagret under tiden som inventering varit aktiv; ofta på grund av försäljning av produkter som redan blivit räknade och inskickade, och därefter sålts. Exempel:

- Du påbörjar inventering kl 12:00.

- Du räknar Produkt X till antalet 10 st och skickar in listan 12.30.

- 1 st av Produkt X säljs i kassan kl 13:00.

- Nu har produkten blivit lagerförändrad.

- Du loggar in i Backoffice för att kontrollera inventeringen > Alla status > Lagerförändrad.

- Produkt X kommer fortfarande ha 10 räknade produkter.

- Produkt X kommer också ha status Lagerförändrad.

När detta händer måste du kontrollräkna dessa. Vill du slippa lagerförändrade produkter rekommenderas inventeringen att ske utanför öppettider. 

Kontrollera och justera positiva diffar

1. Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Diff. 
2. Kontrollera nu Positiv diff; "Diff +X".
   
   Denna status betyder att det räknade antalet produkter är fler än vad systemet har registrerat innan inventering. Slutförs inventeringen med en positiv diff kommer lagersaldot (dvs antalet produkter) att räknas upp men lagervärdet kommer inte att öka (produkter kommer att registreras på lagret med inpris 0kr). Du måste därför hantera det överskjutande antalet genom inleverans. 
   
   Varför? Ditt lagervärde bygger på produktens inköpspris x antalet inlevererade varor. En inventering anger hur många varor du har i lager men kan inte höja lagervärdet, endast sänka det. 
   
   

   Exempel
   Förväntat antal: 10 st
   Räknat antal: 15 st
   
   De 5 produkter som i detta exempel överskrider det förväntade antalet bör istället levereras in genom en inleverans. Om du i detta exempel registrerar 15 varor i inventeringen kommer de 5 överskridande varornas lagervärde ej registreras till ditt totala lagervärde. 
   
   Förväntat antal: 10 st
   Räknat antal: 15 st
   Leverera in: 5 st
   Nytt förväntat antal: 15 st
   
   Tillvägagångssätt för korrigering genom inleverans
   Exempel: Produkt X är räknad till 10 st, med Diff +2.
   
   Det finns alltså 2 fler än förväntat.
   
   Lämna inventeringsläget > Tryck på 'Tillbaka'. Inventeringen kommer ligga kvar.
   
   Starta en inleverans > Tryck på 'Inleverans'.
   
   Sök upp Produkt X med en positiv Diff. 
   
   Leverera in 2 > Spara. 
   
   Återgå till inventeringen > Tryck 'Pågående inventering'.

Kontrollera ej inventerade produkter

1. Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Ej inventerad.
2. Kontrollera till sist Ej inventerade.
   
   Denna status visar de produkter som du inte har inventerad. Om inventeringen ska gälla för samtliga produkter bör du kontrollera att det inte finns några produkter här.

Slutför inventering

När du har räknat klart alla produkter och dubbelkollat punkterna ovan kan du slutföra inventeringen.

1. Du kan om du önskar göra en export av inventeringslistan såsom den ser ut precis innan du ska slutföra den. Tryck i så fall på Export längst ned till höger. 
2. När du ska slutföra trycker du på den blå knappen 'Slutför Inventering' nere i höger hörn.
3. Om du vill kan du lämna en kommentar om inventering. 
4. Markera checkrutan för att godkänna inventeringen.
5. Tryck på OK för att spara och slutföra inventeringen. 
   
   
   Notera!

   Om du trycker på 'Avbryt' återgår du till befintlig inventering. Trycker du på 'Avsluta utan att spara' kommer inventerings-sessionen att avbrytas och inga produkter kommer vara räknade.