Här går vi igenom hur du aktiverar Fortnox och ställer in de inställningar som ska gälla för integrationen mellan Sitoo och Fortnox. Kopplingen gör det enkelt att synkronisera produkter, kunder, prislistor, lagersaldon, ordrar mm. mellan Sitoo Backoffice och Fortnox.
Denna funktion kräver att tillvalet Fortnox är aktiverat hos Sitoo samt att licensen "Integration" och "Order & Offert" är aktiverade hos Fortnox.
Koppla Sitoo BackOffice till Fortnox
- Gå till "Sitoo BO" > "Inställningar" > "Fortnox".
- Välj först vilken eller vilka typer av integration du önskar (integrationstyp).
- Klicka på "Starta autentisering".
- Ange användarnamn och lösenord till Fortnox.
Not 1 - Samma användare kan enbart göra en anslutning. Har man flera system/konton i Sitoo som ska ansluta så behöver man använda olika användare.
Not 2 - Om kopplingen är inaktiv i 45 dagar så bryter Fortnox anslutningen varpå integrationen slutar att fungera. Om du har en verksamhet som är säsongsrelaterad rekommenderar vi därför att kontrollera kopplingen innan start av ny säsong och eventuellt göra om anslutningen genom att ta bort och lägga till den igen i Sitoo BackOffice.
- Tryck sedan på "Logga in" och godkänn de behörigheter som integrationen kräver.
- Logga in i Sitoo BackOffice på nytt för att ställa in hur synken ska fungera.
Fortnox tillåter endast dessa tecken _ - / +) samt siffror och bokstäver. Fortnox tillåter inte heller mellanslag eller kommatecken i artikelnumret. Eventuella otillåtna tecken måste tas bort från både Sitoo och Fortnox.
Använder du otillåtna tecken får du felmeddelande
"127.0.0.1: Fortnox [22.07s]: Failed to add product to Fortnox (sku: A 05417700, Error: Error calling fortnox POST: https://api.fortnox.se/3/articles {“Article”:{“ArticleNumber”:“A 05417700”,“Description”:“Hjullager till ariens sn\u00f6slunga”,“EAN”:null,“WebshopArticle”:true,“StockGoods”:true,“StockPlace”:null,“QuantityInStock”:0,“StockWarning”:0,“PurchasePrice”:“157.80”,“Manufacturer”:“Ariens”,“ManufacturerArticleNumber”:“A 05417700”}}. (Artikelnumret innehåller otillåtna tecken. Tillåtna tecken utöver alfabetet är _ - / +))"
Notera!
Fortnox har en inställning på varje artikel vilken anger om den är en aktiv weshop-artikel eller inte. Om denna inte är aktiv för en artikel så kommer den att inaktiveras i Sitoo. Kontrollera därför att de artiklar som ska vara aktiva i webshopen eller butikskassan har denna inställning aktiv.
Inställningar för Fortnox
Senaste synkronisering
Här visas när senaste synkroniseringen av produkter genomfördes.
Lagersaldo
Här styr du vilket system (Sitoo eller Fortnox) som styr lagersaldo.
Priser
Bestäm vilket system (Sitoo eller Fortnox) som styr priserna.
Prislistor
Ange vilka prislistor som ska synkroniseras mellan Sitoo och Fortnox.
Överföringstyp
Du kan välja vad som händer när en ny order kommer in i Sitoo Backoffice.
- Offert innebär att en offert skapas i Fortnox.
- Order, ej klar innebär att en order skapas i läge ej klar.
- Order, klar innebär att en order skapas i läge klar.
- Faktura innebär att en faktura skapas i Fortnox. Den är ej låst och kan förändras innan den bokförs.
- Bokförd faktura skapar en faktura i Fortnox samt att den bokförs. Detta innebär att en verifikation skapas i bokföringsmodulen samt att fakturan låses.
- Räkna ner lager i Fortnox. För att lagersaldot skall räknas ner måste produkten ha lagerhantering aktiverat i Fortnox samt att produkten måste vara är en lagervara.
- Överför ej betyder att ingenting sker när en order kommer in.
Betalvillkor
Här väljer du vilket betalvillkor som skall gälla. Normalt är 30 dagar oberoende av betalsätt, eftersom avstämningen i Fortnox normalt görs mot bankkontot när pengarna kommit in.
Skicka e-postbekräftelse som pdf
Om vald så kommer en bekräftelse att skickas från Fortnox med en bifogad pdf-fil.
Betalsätt för pdf-faktura
Välj vilket betalsätt som används för pdf-faktura. Vanligast är att ha en Standardbetalmetod som heter Faktura.
Valuta:
Om du har behov av att överföra beloppet i annan valuta än SEK.
- Logga in i Sitoo Backoffice > Inställningar > Fortnox.
- Ange valutan för Fortnox rutan Egna noteringar enligt nedan. Valutan måste finnas i Fortnox.
currency=EUR
Registrera betalningar från Klarna i Fortnox
Det går även att sätta upp en automatik som registrerar betalda fakturor från Klarna även som betalda i Fortnox. Första steget är att Fortnox tar fram ftp-uppgifter dit Klarna ska skicka avräkningsnotan. Dessa uppgifter meddelas till Klarna och när Klarna sätter upp detta så ska fältet ”Orderid1” adderas till avräkningsnotan. Därmed kan betalinformationen synkas mellan systemen genom det gemensamma ID som finns i Klarna, Fortnox och Sitoo Backoffice.
Så fungerar synkningen för ordrar i webshopen
Produkter
Sitoo Backoffice innehåller väldigt mycket information om produkter för att de skall kunna presenteras på ett säljande sätt. Affärssystem såsom Fortnox innehåller det som är kritiskt för fakturering och bokföring. Därför brukar Sitoo Backoffice användas för att lägga till och arbeta med produkter. Genom synkroniseringen överförs sedan nödvändiga uppgifter till Fortnox. Det är det disponibla lagret i Fortnox som synkas.
Nyckeln som binder samman produkter i Sitoo Backoffice och Fortnox är Artikelnumret. Om artikelnumret är lika i båda systemen så anses de avse samma produkt. Notera att Fortnox skiljer på små och stora bokstäver samt att Fortnox inte tillåter artikelnummer som innehåller mellanslag. Produktvarianter i Sitoo Backoffice ger upphov till separata produkter i Fortnox.
Ordrar
Ordrar som kommer in i Sitoo Backoffice kan ha betalsätt där betalningen redan är klar, exempelvis kort- eller bankbetalningar. Däremot finns ju inte pengarna på ditt bankkonto ännu. Kortbetalningar kommer som en klumpsumma ett par dagar senare och för andra betalsätt såsom Klarna 14 dagar senare. För att få ihop det med affärssystem såsom Fortnox skapas normalt en faktura som har 30 dagars betalvillkor. Fakturan markeras som betald först när betalningen kommer in på bankkontot. Typiskt skapas en verifikation när fakturan skapas och en kundfordran uppstår. När sedan pengarna kommit in på bankkontot stäms det av mot kundfordran.
Ordrar överförs till Fortnox enligt följande kriterier:
Orderstatus |
Betalstatus |
Betalmetod |
Öppen |
Alla* |
Standard |
Öppen |
Betald |
Point - Kortbetalning |
Öppen |
Betald |
Point - Direktbetalning |
Öppen |
Betald |
Paynova - Kortbetalning |
Öppen |
Betald |
Paynova - Internetbank |
Öppen |
Betald |
Paypal |
Öppen |
Betald, Reserverad |
Klarna - Faktura |
Öppen |
Betald, Reserverad |
Klarna - Konto |
Öppen |
Betald, Reserverad |
Ecster - Faktura |
Öppen |
Betald, Reserverad |
Ecster - Konto |
(*) Reserverad eller Betald om överföringstyp är satt till att endast räkna ner lager i Fortnox.
Exempel 1: En kund lägger en order med postförskott, dvs. betalmetod Standard används. Då överförs ordern direkt till Fortnox.
Exempel 2: En annan kund använder sitt Visakort. En order skapas med betalstatus Ingen när kunden lämnar kassasidan för att gå till betalväxeln (exempelvis Paynova). När betalningen är genomförd ändras betalstatus till Betald och överförs då till Fortnox.
Ordrar som är äldre än 7 dagar överförs inte. Detta för att säkerställa att inga gamla ordrar överförs till Fortnox. Artiklar utan artikelnummer och som endast finns i Sitoo Backoffice kommer att läggas till som textartiklar i Fortnox, dvs. utan koppling till en artikel i Fortnox. Betal- och leveranskostnader kommer att visas som egna artiklar på fakturor.